Whistleblowing-tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Rekka Group Oy (2695743-3)

Laukaantie 4

40320 Jyväskylä

0407014110

Yhteyshenkilö tätä rekisteriä koskevissa asioissa

Noora Hietanen

Laukaantie 4

40320 Jyväskylä

0400839448

noora.hietanen@rekkagroup.fi

Laatimispäivä

8.12.2023

Käsittelyn oikeusperuste

Whistleblowing-kanavan kautta kaikki yhtiön työntekijät ja myös ulkoiset sidosryhmät voivat ilmoittaa halutessaan nimettömänä väärinkäytösepäilystään. Henkilötietoja käsitellään ilmoitetun tapauksen tutkinnassa sekä mahdollisten seuraamusten arvioinnissa ja toimeenpanossa. Tahallisten väärien ilmoitusten tekeminen on kiellettyä ja ne voivat johtaa oikeudellisiin seuraamuksiin. Rekisterinpitäjä suojaa yksityisyyttä ja käsittelee whistleblowing-kanavan kautta kerättyjä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Oikeutetun edun peruste

Oikeusperusteena on ilmoituksen sisällön perusteella, joko:

–        lakisääteinen velvoite (direktiivin alainen ilmoitettu tieto) tai

–        oikeutettu etu (direktiivin ulkopuolinen ilmoitettu tieto)

Tietojen käsittely perustuu ilmoittajansuojalakiin sekä ns. ”Whistleblower-direktiiviin” ja niitä käsitellään väärinkäytösten, rikosten ja vastaavien tutkimiseksi ja ehkäisemiseksi.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Ilmoitettavan nimi sekä muuta ilmoitettavan toimintaan liittyvää tietoa sekä ilmoittajan nimi, mikäli ilmoitusta ei ole tehty anonyymisti. Käsittelyyn voi liittyä korkea riski annettavasta tiedosta johtuen. Riskejä on arvioitu tarkemmin ilmoituskanavarekisterin tietosuojan vaikutusten arvioinnissa.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän ja/tai käsittelyn kohteena olevan yrityksen oma henkilöstö sekä käsittelyn kohteena oleva sekä sekä syvempää tutkintaa vaadittaessa, siihen dedikoitu ulkoistuskumppani, jonka GDPR–valmiudet on tarkastettu. Tietoja voidaan myös luovuttaa poliisille tai muulle viranomaiselle tilanteessa, joissa on tapahtunut tai epäillään tapahtuneen rikos.

Suostumus

Käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin tai oikeutettuun etuun, suostumusta ei tarvita.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

–        Ilmoittajan nimi

–        Ilmoituksen kohteen nimi

–        Ilmoituksen aiheena olevaa ilmoittajan antamaa tietoa.

Henkilötietoja, joilla selvästi ei ole merkitystä tietyn ilmoituksen käsittelyn kannalta, ei kerätä, tai jos niitä kerätään vahingossa, ne poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään eli ilmoittajalta.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilörekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin se on rekisterinpitäjän mahdollisen syyttömyystodistuksen kannalta välttämätöntä, mutta enintään kaksi (2) vuotta tutkimuksen päättymisen jälkeen. Säilytysaika voi vaihdella pakottavien oikeudellisten vaatimusten mukaisesti, joita ovat esimerkiksi rikosprosessia ja työturvallisuutta koskevat lait.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille muuta kuin syvemmissä tutkintatilanteissa valikoiduille, GDPR- kelpoisille toimijoille. Tietoja luovutetaan ilmoituksen kohteena olevan yrityksen Whistleblowing-käsittelijälle tutkittavaksi ja vastineen antoa varten.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä tai käsitellä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

1.    Manuaalinen aineisto

Ilmoituskanavarekisteriin liittyvä aineisto on pääasiassa vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään ja säilytetään sähköisesti. Pääsy Rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin asian käsittely, valvominen tai muu ilmoitukseen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

2.    Sähköinen aineisto

Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin kuin asian käsittely, valvominen tai muu ilmoitukseen liittyvän asian hoito edellyttää.

Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa.

Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Automaattinen käsittely ja profilointi

Automattista päätöksentekoa tai muutakaan arviointia henkilöistä ei suoriteta, eikä rekisteröidylle aiheudu ilmoittamisesta haittaa tai seurauksia.

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Ilmoituksen kohteena olevalla rekisteröidyllä ei ole tarkastusoikeutta tietoihin, jos tietojen antaminen voisi haitata epäiltyjen rikkomusten selvittämistä.

Jos ilmoittamiseen käytetään puhelinlinjaa tai muuta ääniviestijärjestelmää, joka ei nauhoita keskustelua, on rekisterinpitäjällä oikeus dokumentoida suullinen ilmoitus ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilöstön jäsenen keskustelusta kirjoittaman tarkan pöytäkirjan muodossa. Ilmoittavalla henkilöllä on tällöin mahdollisuus tarkistaa, korjata ja hyväksyä allekirjoituksellaan keskustelusta laadittu pöytäkirja.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyillä ei ole oikeutta siirtää tietoja, jos tietojen antaminen voisi haitata epäiltyjen rikkomisten selvittämistä tai se saattaisi vaarantaa ilmoittajansuojan.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Ilmoittajalla on mahdollisuus tarkistaa, korjata ja hyväksyä allekirjoituksellaan esimerkiksi keskustelusta laadittu selostus. Korjauspyyntö voidaan myös evätä. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset, kunhan se ei haittaa epäiltyjen rikkomusten selvittämistä tai vaaranna ilmoittajansuojaa. Tällöin käsittelyä rajoitetaan, kunnes rekisterinpitäjä on varmistanut tietojen paikkansapitävyyden.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyillä ei ole oikeutta vastustaa käsittelyä, jos se voisi haitata epäiltyjen väärinkäytösten selvittämistä tai se mahdollisesti vaarantaisi ilmoittajansuojan.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voi tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyllä on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9,

00521 Helsinki

p. 029 56 66700

tietosuoja@om.fi

www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi työsuhteen päätyttyä, ellei tämä voisi haitata epäiltyjen rikkomisten selvittämistä tai mahdollisesti vaarantaa ilmoittajansuojan.